Según la futura ley, los documentos públicos se han de conservar y tratar convenientemente en cuanto que resultan imprescidibles para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derecho, y permiten escrutar las actuaciones de los administradores y sus responsables. Así, se establece como obligación para todas las administraciones contar con una política para un tratamiento que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, su uso, conservación y servicio.
Además, la regulación de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte alcanza a todo tipo de formatos, especialmente el electrónico, superando la asignatura que quedaba pendiente con la legislación vigente, aprobada hace más de dos décadas, que no contempla la administración digital. En este sentido, la norma otorga a estos formatos las características de autenticidad, fiabilidad, accesibilidad y trazabilidad indispensables para que cumplan su función testimonial como evidencias, y que deberán ajustarse a los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad, así como a las reglas técnicas que los desarrollan.
Asimismo, el proyecto legislativo incluye la limitación a la hora de externalizar la guardia y custodia de documentos públicos, que quedará restringida a situaciones de urgencia y requerirá, en todo caso, informe y conocimiento previos de la Consejería competente en materia de archivos.
Los archivos como elementos culturales
El texto recoge el derecho de acceso a los archivos públicos vinculado al de la información pública conforme a la Ley de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, debiendo facilitarse al máximo la entrada a las salas de consulta, y también ofrecer, desde el Portal de Archivos de la Comunidad, los instrumentos de descripción (bases de datos, inventarios, catálogos) de los recursos integrados en el sistema regional de archivos.
Por tanto, se fomentan como vehículos de difusión y divulgación que acerquen a los ciudadanos su conocimiento y uso, resaltando su importancia como piezas clave para la transparencia administrativa y para el desarrollo de sus relaciones con las administraciones, así como su disfrute como elementos culturales de especial relevancia.
En cuanto al Patrimonio Documental, aborda también la protección rompiendo con la concepción actual que los contempla como elementos de patrimonio histórico y cultural a partir de su antigüedad y de la entidad o persona que los produjo. Así, mejora el régimen de protección, reforzando su eficacia, tanto en el ámbito público como privado, mediante una clara acotación del concepto y de los instrumentos para ese objetivo, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
También se refuerza la capacidad de inspección sobre la gestión de archivos y documentos públicos y privados, otorgando a los técnicos inspectores el carácter de agentes de la autoridad. Asimismo, se integra en el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid la documentación de todos los poderes públicos: el Ejecutivo, el Legislativo y el Judicial, separando el archivo de la Asamblea de Madrid de los del Gobierno. Respecto a los privados, se crea un mecanismo para que aquellas entidades privadas que lo soliciten se puedan integrar en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad.
La Red ofrece todas las ventajas de la vinculación al sistema archivístico, recursos compartidos, normativa técnica homologada, asesoramiento técnico permanente, entre otras, incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para su desarrollo y la difusión. En este último caso, aquellas colecciones privadas que gocen de subvenciones deberán garantizar la accesibilidad del público a sus fondos documentales salvo las excepciones amparadas por la legislación.
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